22 nov. 2016

Administratiedag

Waarom lukt het zo vaak niet om je administratie op orde te houden??
Een vraag die zowel zeer opgeruimde als zeer niet-opgeruimde mensen bezighoudt, waarbij ik tot de eerste groep gefrustreerden hoorde. Nu niet meer en ik zal een klein beetje uitleggen hoe ik dit al jaren aanpak. Ben jij iemand die makkelijk zegt "heb nu geen zin, hoor. Morgen een nieuwe dag"? Dan heb jij ook zeker baat bij deze tips...

Afijn. Als eerste dit:
Als je je iets voorneemt om te doen wat tot op heden nog nooit is gelukt terwijl de wens er wel altijd is geweest, gaat dat hoogst waarschijnlijk ook deze keer niet lukken. De manier zoals jij dat wilt, past blijkbaar niet bij jou... 
Onthou dit: alles is te leren, MITS het bij jou past! Hou daar altijd rekening mee en je frustratie zal afnemen!

Dus, moet je allereerst uitvinden waarom iets niet lukt om het daarna zo aan te passen dat het belangrijkste deel wel lukt. Bijvoorbeeld: ben jij geen opruimer, waarom wil je je huis dan per sé goed opgeruimd houden? En dat in álle hoekjes en gaatjes??? Waarom zet je niet in iedere kamer een of 2 rommelbakjes of laatjes waar je gewoon alle rommeltjes in doet? Of een speciale stoel waar je de kleren overheen gooit?

Gisteren hadden wij onze maandelijkse administratiedag. Een hele dag voor het  uitzoeken en opruimen van papieren, correspondentie, dingen regelen enz. Op zo'n dag heb je daar meer rust voor dan gedurende de werkdagen. Een sterke aanrader, vooral als jij geneigd bent om "even snel tussendoor" dingen te  regelen. Vaak blijft het toch wel liggen of ontneemt het je rust, bijvoorbeeld na een werkdag. Als je eerlijk bent, blijft het soms zelfs meerdere maanden liggen, terwijl je er met zo'n administratiedag iig 1x per maand naar kijkt.

Een tip: 
Plan een maandelijkse administratiedag in en werk met gekleurde mapjes en met bakjes.
Hoe ik dat doe? Ik doe alle post, briefjes enz altijd in een mapje. Dan blijft het netjes bij elkaar. Soms lukt dit niet en laat ik het gewoon in mijn postbakje liggen tot de administratiedag. Als ik wat zoek, weet ik dat het iig in dat bakje ligt.

De kleuren:
  • Omdat je er meestal wel wat mee moet (al is het alleen doorlezen), doe ik alles in principe in een BLAUW mapje. 
  • Moet het alleen opgeruimd worden in de ordners, verwissel het dan voor een GROEN mapje. 
  • Moet je het ff in de gaten houden (je hebt een brief gestuurd en wacht op antwoord), gebruik dan een ROOD mapje. 
  • Een GEEL mapje gebruik ik bijna nooit - alleen maar voor lijsten die bijgehouden moeten worden of zo.


Zo kun je snel en geordend alles in je bakje houden tot de volgende administratiedag... Dan pas ga je opruimen. Een kanttekening: mijn ervaring is dat als je ze op kleur in 4 verschillende bakjes houdt, het nog niet werkt. Je bakje moet uitpuilen, want dan heb je gelijk een stok achter de deur...

Een andere tip van mij: leg in alle kamers een blokje post-itts. Handig als je iets te binnen schiet. Ook gebruik ik graag de to-do schriftjes met ringbandje van de Hema. Ideaal. En alle briefjes en plakkertjes kun je ook in die gekleurde mapjes stoppen... Handiiiiiggggg...

Tenslotte nog een belangrijke: van alle brieven die je verstuurt, hou er altijd een kopietje van achter (in een rood mapje) voor eigen administratie! Desnoods maak je er met je mobiel een foto van ;-)

Zo. Dat waren mijn tips. Nu jij! Zet 'm op! En bedenk iedere keer waarom iets niet lukt: is het wel een handig tijdstip? Heb je genoeg materiaal in huis? Is de indeling van je ordners wel handig? Waarom heb ik er steeds geen zin in? Is mijn wens wel realistisch? Wat kost het me op deze manier en wat levert het me op?

Zo. Welkom bij de moedige administratieve doorzetters!

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen